Fatturazione elettronica per freelance: cos’è lo SDI, come funziona e cosa significa “conservazione”
Se hai una Partita IVA e lavori da freelance, prima o poi ti scontri con tre parole che sembrano complicate più del necessario: fattura elettronica, SDI e conservazione. La buona notizia è che, una volta capito il meccanismo, diventa tutto molto più lineare perché crei la fattura in formato corretto, la invii tramite un canale valido, lo SDI la “smista” e tu ti assicuri che venga conservata come si deve.
In questa guida ti spieghiamo come funziona davvero, con esempi pratici e senza tecnicismi inutili.
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Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica non è una “fattura in PDF”. È un documento con un formato strutturato (di solito XML) che permette al sistema di leggerlo, controllarlo e consegnarlo nel modo giusto.
Tu puoi anche vedere e salvare una versione leggibile, come per esempio in formato PDF, ma ciò che conta davvero, a livello di invio e validità, è il file nel formato previsto.
Cos’è lo SDI e cosa fa?
Lo SDI, Sistema di Interscambio, è come un “postino” digitale. Non decide se una fattura è giusta “fiscalmente”, ma fa controlli tecnici e di coerenza formale, poi consegna la fattura al destinatario.
In pratica, lo SDI:
- riceve la fattura dal tuo sistema (o dal tuo intermediario);
- controlla che i dati obbligatori ci siano e che il file sia nel formato corretto;
- la inoltra al cliente attraverso il canale giusto;
- ti manda una notifica che dice se la fattura è stata consegnata o se è stata scartata.
Se una fattura viene scartata, per lo SDI è come se non fosse mai stata emessa. Quindi non è un dettaglio, ma va corretta e reinviata.
A chi serve lo SDI e quando lo incontri
Lo incontri ogni volta che emetti una fattura elettronica “vera”, cioè una fattura che passa dal sistema. Anche se tu e il cliente vi scambiate un PDF via mail, se la fattura è elettronica la consegna corretta avviene attraverso lo SDI.
Quello che cambia, nella vita reale, è come la emetti: tramite un software, un portale, un servizio di fatturazione o con l’aiuto del commercialista. Ma lo “snodo” resta sempre lo stesso.
Cos’è la conservazione elettronica
La conservazione non è “salvare il file sul computer” o “tenerlo su Google Drive”. È un processo che serve a garantire che la fattura resti integra, autentica e leggibile nel tempo, secondo regole precise.
Conservare significa che, se tra anni ti servono quelle fatture per un controllo o per una verifica, puoi recuperarle e dimostrare che sono rimaste intatte.
Molti servizi di fatturazione includono la conservazione oppure la offrono come opzione. Il consiglio pratico è quello di non dare per scontato che “ci pensi il sistema”. Verifica sempre che la conservazione sia prevista e attiva.
Come emettere una fattura elettronica?
Non serve imparare il formato l’XML, ma devi solo capire il percorso:
- compili i dati della fattura nel tuo strumento (cliente, importi, descrizione, eventuale bollo, ecc.);
- lo strumento genera il file nel formato corretto;
- lo invia allo SDI;
- tu ricevi l’esito (consegna o scarto);
- la fattura viene archiviata e, se previsto, avviata alla conservazione.
Se ti arriva uno scarto, la regola è quella prima di correggere e poi inviarla nuovamente. Se invece è consegnata, sei a posto.
Nella seguente tabella abbiamo riassunto, a grandi linee, come è composta una fattura elettronica:
| Elemento della fattura | Cosa significa | Perché è importante | Errore tipico |
|---|---|---|---|
| Dati del cliente | Anagrafica e identificativi del destinatario | Lo SDI deve sapere a chi consegnare | Dati incompleti o incoerenti |
| Partita IVA / Codice fiscale | Identificano correttamente il soggetto | Impattano consegna e correttezza formale | Invertire CF e P.IVA o usare valori sbagliati |
| Indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) | Il “canale” di ricezione del cliente | Determina dove arriva la fattura | Inserire un canale vecchio o non valido |
| Numero e data fattura | Identificano il documento | Devono seguire una logica ordinata | Numerazione “saltata” o data incoerente |
| Descrizione del servizio | Cosa hai venduto davvero | Aiuta a evitare contestazioni e dubbi | Descrizioni troppo vaghe (“consulenza”) senza contesto |
| Imponibile e imposta | Base di calcolo e imposta (se presente) | Serve coerenza tra importi | Somme che non tornano per arrotondamenti errati |
| Bollo (se previsto) | Importo del bollo in casi specifici | Può essere obbligatorio in alcuni scenari | Dimenticarlo o inserirlo quando non serve |
| Esito SDI | Conferma consegna o scarto | È la prova che la fattura è “passata” | Ignorare lo scarto e pensare sia comunque emessa |
Serve un conto business per la fatturazione?
Non è obbligatorio, ma è spesso una scelta intelligente. Quando incassi e paghi spese da un conto dedicato, ti è più facile ricostruire movimenti, riconciliare pagamenti e consegnare documenti al commercialista. In pratica ti semplifica la vita, soprattutto quando cresci o quando hai più clienti.
Se vuoi approfondire, leggi la nostra guida sui conti per liberi professionisti e freelance per scegliere quello più adatto al tuo modo di lavorare.
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Quando conviene chiedere supporto?
Se la tua situazione è lineare, spesso bastano un buon strumento e un po’ di metodo. Se invece hai clienti esteri, casi particolari o ti ritrovi a correggere spesso fatture scartate, il supporto di un professionista, come un commercialista online, ti fa risparmiare tempo e riduce gli errori.
Sì, se stai emettendo fattura elettronica, la consegna “ufficiale” passa dallo SDI. Il PDF via mail può essere una copia di cortesia, utile per chiarezza, ma non sostituisce l’invio tramite SDI.
Se viene scartata, per lo SDI è come se non fosse stata emessa. Devi capire il motivo dello scarto, correggere i dati e reinviare. Ignorare lo scarto è uno degli errori più comuni.
No. Salvare i file è utile, ma non è “conservazione” nel senso corretto. La conservazione è un processo specifico che garantisce integrità e validità nel tempo. Verifica sempre che il servizio che usi la includa o che tu l’abbia attivata.
