Ricevuta, fattura, parcella: differenze per chi lavora da freelance
“Mi fai una ricevuta?” “Serve la fattura.” “Mandami la parcella.”. Quante volte hai sentito queste domande?
Nella pratica, queste tre parole vengono usate spesso come sinonimi. Dal punto di vista fiscale, però, non lo sono. E chiarirle ti evita errori semplici ma fastidiosi: documenti sbagliati, pagamenti che non si riconciliano, clienti che ti chiedono correzioni.
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Fattura: quando si usa e perché è il documento più importante per una Partita IVA?
Se hai la Partita IVA, la regola generale è che emetti fattura per le tue prestazioni. Oggi, per i titolari di Partita IVA residenti o stabiliti in Italia, l’emissione della fattura elettronica è la regola ordinaria con alcuni casi di esonero specifici, come spiegato dall’Agenzia delle Entrate.
Per i tempi, l’art. 21 del DPR IVA prevede che la fattura sia emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. In alcuni casi, ossia quando si tratta fattura “differita”, la norma consente l’emissione entro il 15 del mese successivo, come spiegato nelle FAQ dell’Agenzia delle Entrate.
Cosa deve contenere una fattura, in sintesi? I seguenti dati:
- data;
- numero;
- dati del cedente/prestatore e del cliente;
- descrizione, imponibile e imposta (o la dicitura di non imponibilità/non soggezione/esenzione se applicabile);
- tutti gli elementi previsti dall’art. 21.
Ricevuta: cosa si intende davvero?
Qui nasce quasi tutta la confusione, perché “ricevuta” può voler dire due cose diverse.
1) Ricevuta come prova di pagamento (quietanza)
È un pezzo di carta o PDF che dice “ho ricevuto questo importo”. Non sostituisce la fattura e non è il documento fiscale della prestazione. Si usa, ad esempio, quando il cliente vuole una conferma dell’avvenuto pagamento.
2) Ricevuta fiscale o scontrino
Se parliamo di “ricevuta fiscale” in senso retail (ossia per i clienti al dettaglio), il contesto è B2C (vendita ai consumatori). Qui oggi il riferimento corretto è il documento commerciale, perché dal 1° gennaio 2021 scontrini e ricevute sono stati sostituiti dal documento commerciale legato ai corrispettivi telematici, come indicato dall’Agenzia delle Entrate.
L’Agenzia delle Entrate mette anche a disposizione la procedura “documento commerciale online” sul portale Fatture e Corrispettivi, alternativa al registratore telematico in specifici casi.
Per un freelance “classico” che fa consulenze o servizi, il documento commerciale non viene trattato, ma deve solo emettere fattura.
Parcella: cosa significa oggi?
“Parcella” è un termine usato soprattutto per prestazioni professionali. Nella pratica quotidiana, per chi lavora con Partita IVA, la parcella corrisponde alla fattura o meglio alla fattura di un professionista iscritto a un Albo, come un avvocato.
Se un cliente ti chiede “la parcella”, nella maggior parte dei casi ti sta chiedendo la fattura (elettronica) relativa alla prestazione.
| Situazione tipica | Documento corretto | Nota pratica |
|---|---|---|
| Hai Partita IVA e fai una prestazione | Fattura (di regola elettronica) | Emissione entro 12 giorni; in alcuni casi differita entro il 15 del mese successivo |
| Cliente ti chiede “una ricevuta” dopo aver pagato | Ricevuta o quietanza di pagamento | È solo prova di incasso, non sostituisce la fattura |
| Vendi al dettaglio a consumatori finali e certifichi corrispettivi | Documento commerciale | Ha sostituito scontrino o ricevuta fiscale dal 1/1/2021 |
| Non hai Partita IVA e fai una prestazione autonoma occasionale | Ricevuta per prestazione occasionale | Documento diverso dalla fattura; attenzione a ritenute/contributi in base al caso |
Dove conviene essere più rigidi?
Il punto delicato è l’aspettativa del cliente perché aziende e PA (Pubblica Amministrazione) vogliono quasi sempre una fattura “standard” e gestibile a livello contabile. Se ti presenti con un documento chiamato “ricevuta” quando sei Partita IVA, spesso ti torna indietro.
Se hai dei dubbi in merito meglio chiedere maggiori informazioni al tuo commercialista.
Per una prestazione professionale, la regola pratica è la fattura. La “ricevuta” può essere al massimo una quietanza di pagamento, ma non sostituisce la fattura. Per i titolari di Partita IVA l’emissione della fattura elettronica è la regola generale.
No. Il documento commerciale serve per certificare corrispettivi e dal 1/1/2021 ha sostituito scontrini e ricevute fiscali. La fattura è il documento fiscale delle operazioni per cui è prevista fatturazione.
Nella pratica, quasi sempre la fattura. “Parcella” è un termine d’uso, soprattutto per prestazioni professionali, spesso usato come sinonimo operativo della fattura emessa da un professionista iscritto a un albo.
