Come farsi pagare da clienti esteri: IBAN, cambio, commissioni e prove di pagamento
Lavorare con clienti esteri è una grande opportunità, ma quando arriva il momento di farsi pagare iniziano le domande: quale IBAN devo dare? Mi conviene farmi pagare in euro o nella valuta del cliente? Quanto perdo tra cambio e commissioni? E soprattutto: che cosa devo conservare come prova del pagamento, nel caso mi serva in futuro?
In questa guida ti spieghiamo un metodo semplice per incassare dall’estero senza troppo stress.
Se lavori con clienti fuori dall’Italia o ti capita spesso di incassare in valute diverse, una soluzione multi-valuta può farti risparmiare tempo e commissioni, come per esempio Wise Business.
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IBAN estero o IBAN italiano?
Un cliente estero può pagarti tramite bonifico anche su un IBAN italiano, se paga in euro e usa un circuito compatibile. Nella pratica, però, non sempre è la strada migliore per te e per il cliente. Tuttavia, è importante specificare che all’interno dell’Unione Europea un datore di lavoro, un cliente o un’azienda non può rifiutare un IBAN estero perché si tratterebbe di una violazione chiamata IBAN discrimination, ossia la discriminazione dell’IBAN del destinatario. Dunque, un cliente con sede in un Paese UE può pagarti sul tuo IBAN italiano.
Se il cliente paga da fuori area euro, oppure vuole pagare nella propria valuta, entrano in gioco conversioni, commissioni bancarie e tempi più lunghi. È qui che spesso conviene avere un metodo più flessibile, in modo da evitare che ogni fattura diventi un caso a parte.
Il tema principale è evitare frizioni, infatti per il cliente deve essere facile pagarti e per te deve essere facile capire quanto incassi davvero.
In che valuta farti pagare: euro o valuta del cliente?
Questa scelta sembra un dettaglio, ma cambia quanto ti resta in tasca.
Se ti fai pagare in euro, spesso il cliente deve fare lui la conversione e può trovarsi costi che non ti comunica. Se ti fai pagare nella valuta del cliente, la conversione la gestisci tu e hai più controllo, ma devi avere lo strumento giusto per non pagare cambi “sfavorevoli”.
La scelta migliore, di solito, è quella che ti dà controllo e trasparenza. Ed è il motivo per cui molti freelance usano soluzioni multivaluta, dove incassi nella valuta del cliente e converti quando ti conviene, senza dover indovinare quanto perderai.
Commissioni e costi nascosti
Quando parliamo di pagamenti esteri, i costi possono sintetizzarsi in tre punti:
- commissione di invio;
- commissione di ricezione;
- tasso di cambio.
Il problema è che spesso il costo maggiore non è una “commissione” evidente, ma un cambio meno conveniente.
Se ti è mai capitato di emettere una fattura da 1.000 € e ricevere 960 € senza capire bene perché, quasi sempre la colpa è della conversione e dei costi intermediari. Oltretutto, ciò potrebbe causare un problema dal punto di vista fiscale perché hai dichiarato di ricevere 1.000 €, ma ne hai ricevuti meno.
La strategia migliore è evitare sistemi in cui il costo lo scopri dopo. Più riesci a vedere in anticipo quanto incassi e quanto perdi nel cambio, più puoi gestire prezzi e margini.
In ogni caso, se noti differenze tra il valore della fattura e l’entrata effettiva sul tuo conto corrente, potrebbe essere utile verificare con un commercialista come risolvere la situazione.
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Qui sotto trovi una tabella che ti aiuta a scegliere velocemente in base al tipo di cliente e al tipo di pagamento.
| Metodo di incasso | Quando ha senso | Cosa controllare prima | Rischio tipico |
|---|---|---|---|
| Bonifico in euro (SEPA) | Cliente in area euro, pagamento semplice | IBAN corretto, intestazione, causale, tempi | Costi lato cliente se la banca applica commissioni |
| Bonifico internazionale (SWIFT) | Cliente extra-UE o pagamenti “classici” da banche estere | Chi paga le spese (OUR/SHA/BEN), tempi, banca intermediaria | Commissioni imprevedibili e tempi lunghi |
| Incasso in valuta con conversione controllata | Cliente paga nella sua valuta, tu gestisci il cambio | Tasso di cambio applicato, costo conversione, disponibilità valute | Perdere soldi su un cambio sfavorevole |
| Soluzione multivaluta | Lavori spesso con estero o valute diverse | Dati da fornire al cliente, valuta, timing conversione | Usare un solo IBAN “a caso” e continuare a perdere in costi |
Cosa scrivere in fattura e cosa dare al cliente?
Il modo più semplice per ridurre errori è dare al cliente istruzioni chiare, sempre uguali, e farlo già in fase di fattura o insieme alla fattura.
Se incassi in euro, di solito bastano IBAN e intestazione. Se incassi in valuta diversa dall’euro, serve anche chiarire la valuta e il metodo di pagamento. Quando queste informazioni sono chiare, il cliente paga più velocemente e tu perdi meno tempo in rincorse.
Un’alternativa potrebbe essere la seguente:
- per i clienti esteri incassi sempre con un metodo multivaluta;
- per i clienti italiani usi il conto business principale.
Prove di pagamento: cosa conservare?
Quando lavori con l’estero, la “prova” non è solo una formalità. Ti serve per ricostruire incassi, per chiarimenti con il cliente e, se serve, per dimostrare movimenti e pagamenti.
La prova migliore di solito è la ricevuta del bonifico o la conferma di pagamento con data, importo, valuta e riferimento. La cosa importante è che la prova sia collegabile alla fattura, ovvero stessi importi, stessa valuta o conversione chiara e stesso cliente.
Se vuoi tenere tutto ordinato senza impazzire, qui il conto business e un metodo di archiviazione fanno la differenza. E se hai dubbi su come gestire i documenti in casi particolari, un commercialista è la scelta più intelligente perché ti costa meno di una gestione confusa che poi devi ricostruire.
Conto business e pagamenti esteri: come scegliere?
Se incassi dall’estero, la scelta del conto non è solo “quanto costa”. Infatti è molto importante tenere tutto separato e recuperare storico, ricevute, documenti e movimenti in maniera semplice e ordinata.
Se lavori soprattutto in Italia e vuoi un conto dedicato alla gestione quotidiana, puoi orientarti su un conto business adatto ai freelance come Finom, Tot, Vivid Money Business o Wamo, a seconda delle tue esigenze. Se l’estero è una parte importante del tuo lavoro, Wise Business spesso può essere una soluzione più pratica per gestire valute e incassi.
Se hai dubbi, la nostra guida completa sui conti per liberi professionisti e freelance può fare al caso tuo.
Sì, spesso si può, soprattutto se il pagamento avviene in euro e con circuiti compatibili. Il problema non è la possibilità, ma i costi e le frizioni perché in base al Paese e alla banca del cliente, possono esserci commissioni o conversioni poco trasparenti.
Dipende da chi gestisce il cambio e da quanto controllo vuoi avere sui costi. Se ti fai pagare nella valuta del cliente e gestisci tu la conversione con uno strumento chiaro, di solito hai più controllo e meno sorprese.
Una ricevuta o conferma che contenga data, importo, valuta, mittente o destinatario e un riferimento collegabile alla fattura. L’obiettivo è poter ricostruire in modo semplice che quella fattura è stata effettivamente pagata.
