Come separare incassi e spese da freelance?
Se lavori da freelance, prima o poi ti accorgi che quando devi pagare le tasse essere ordinati fa la differenza. Quando incassi e spese sono mescolati, quando non sai più cosa è lavoro e cosa è personale, quando devi cercare una ricevuta e perdi mezz’ora, tutto diventa più pesante del necessario.
Separare incassi e spese non è una mania da contabili. È un modo pratico per capire davvero quanto stai guadagnando, arrivare alle scadenze senza sorprese e avere documenti pronti quando servono.
Il modo più semplice per separare incassi e spese è usare un conto dedicato alla tua attività, così movimenti, ricevute ed estratti conto restano puliti e facili da ricostruire.
Perché separare incassi e spese ti fa risparmiare tempo
Quando incassi e paghi tutto dallo stesso conto personale, la tua attività si mescola con le spese personali. Dovrai quindi distinguere tutto tu, a memoria. Questo va bene per un mese, ma poi diventa una trappola: scadenze che arrivano, acconti di cui non ti ricordavi, spese che non trovi, pagamenti che non riconosci e così via.
Separare significa capire quanto hai incassato questo mese per lavoro, senza dover fare stime approssimative.
E quando devi parlare con il commercialista, invece di inviare screenshot confusi, puoi recuperare in modo pulito movimenti e ricevute e puoi confrontarle con le fatture emesse sul software che utilizzi.
L’utilità di un conto dedicato
Il metodo più pulito è avere un conto dedicato all’attività e decidere due regole facili.
La prima regola è che gli incassi dei clienti entrano lì. La seconda regola è che le spese di lavoro escono da lì.
Non serve che sia perfetto al 100%. Se ogni tanto sbagli, non succede nulla. Il punto è che, nella maggior parte dei casi, la separazione funziona e ti semplifica la vita.
Se sei all’inizio e non vuoi aprire subito un conto dedicato, puoi anche creare una separazione “temporanea” usando una carta o un conto secondario, ma nella pratica un conto business per freelance è la soluzione più stabile.
Un esempio di conto per freelance è Finom, ovvero un conto business pensato per chi lavora in proprio e vuole gestire incassi e pagamenti in modo più ordinato.
Trasparenza: alcuni link in questa pagina sono affiliati; potremmo ricevere una commissione, senza costi per te.
La seguente tabella serve per evitare dubbi tipo “questa spesa dove la metto?”. Se segui una logica coerente, poi non ci pensi più.
| Tipo di movimento | Dove farlo | Perché |
|---|---|---|
| Incassi da clienti | Conto lavoro | Ti permette di vedere ricavi reali e riconciliare fatture |
| Software, strumenti, abbonamenti | Conto lavoro | È più facile recuperare ricevute e giustificativi |
| Spese operative (telefono, coworking, trasporti lavoro) | Conto lavoro | Riduci confusione e hai uno storico pulito |
| Spese personali (spesa, affitto casa, hobby) | Conto personale | Eviti di “sporcare” i movimenti dell’attività |
| Prelievi e contanti | Meglio evitare o limitare | Rendono più difficile ricostruire le spese |
| Anticipi tasse e “fondo imposte” | Conto lavoro, separato mentalmente | Ti aiuta a non arrivare impreparato a saldo e acconti |
Può essere utile una sorta di “fondo tasse e contributi”?
Una delle ragioni per cui i freelance vanno in ansia è che vedono soldi sul conto e li considerano tutti disponibili. Poi arrivano contributi e imposte e sembra una mazzata.
Il fondo tasse può essere una soluzione, dove tu decidi una percentuale prudente e, ogni volta che incassi, metti da parte una quota. Non serve aprire dieci salvadanai, ma ti basta trattare quella cifra come “non spendibile”.
Se sei nel regime forfettario, questa abitudine è ancora più utile, perché ti evita la sensazione di sorpresa quando arrivano acconti e contributi.
Se vuoi essere più tranquillo, puoi farti aiutare dal commercialista a stimare una percentuale realistica per il tuo caso, così non vai né troppo basso né troppo alto.
Come riconciliare incassi e fatture?
L’importante è sapere quale fattura è stata pagata e quale no, oltre alla normale routine di lavoro.
Il metodo più semplice è collegare sempre l’incasso a qualcosa di riconoscibile. Se il cliente mette una causale chiara, perfetto. Se non lo fa, l’importante è che tu riesca a capire a cosa si riferiscono senza dover aprire dieci email.
Se lavori con clienti esteri, qui l’ordine diventa ancora più importante perché devi considerare valuta, conversione, commissioni e altro ancora.
Quale conto per freelance scegliere?
Non esiste un conto migliore di altri, ma tutto dipende dalle tue esigenze.
Se ti serve soprattutto separare incassi e spese e avere un home banking comodo, puoi valutare conti business pensati per freelance come Finom, Tot, Vivid Money Business o Wamo. Se invece l’estero è una parte importante del tuo lavoro e incassi in valute diverse, Wise Business è spesso una scelta pratica per avere meno problemi in merito al tasso di cambio.
Se vuoi approfondire, leggi la nostra guida sui conti per liberi professionisti e freelance per scegliere quello più adatto al tuo modo di lavorare.
Sì, ma richiede più disciplina. Puoi creare una separazione “logica”, ad esempio usando una carta dedicata o un conto secondario, e tenendo una routine di controllo. Il conto dedicato resta il modo più semplice e stabile, perché ti pulisce i movimenti alla radice.
Non sempre “per forza”, in alcuni casi è obbligatorio, in altri no. In ogni caso averlo può essere una scelta comoda. Ti aiuta a separare, a recuperare ricevute e a ricostruire movimenti senza confusione. Se lavori davvero da freelance e hai incassi regolari, di solito ti semplifica la vita.
Dipende da regime, contributi e situazione personale. Se vuoi evitare errori, la cosa più efficiente è chiedere al commercialista di aiutarti a impostare una percentuale realistica, così non vai a sensazione.
