Come si fa una fattura: guida pratica per freelance

Fare una fattura può sembrare un ostacolo molto grande, soprattutto se sei un freelance alle prime armi, ma dopo aver imparato ti accorgerai che la difficoltà è solo all’inizio, mentre successivamente il processo diventa automatico che sarà più semplice inserire i dati e diciture corrette, rispettare i tempi e fare invii allo SdI senza errori.

Oggi, qui trovi una guida concreta, basata su fonti ufficiali, come l’Agenzia delle Entrate e altro ancora, come i siti ufficiali del governo italiano.

Vuoi evitare errori su diciture, tempi di emissione e invio allo SdI? Se preferisci impostare tutto correttamente fin da subito, un commercialista online ti toglie dubbi e ti evita correzioni.

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“Fattura” significa oggi quasi sempre fattura elettronica

Per la maggior parte delle Partite IVA la fattura è in formato elettronico (XML) e passa dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. L’Agenzia spiega anche come predisporla e quali servizi usare sul portale “Fatture e Corrispettivi”.

Se lavori con privati o aziende cambia poco nella sostanza perché emetti sempre una fattura elettronica, ma cambia solo il modo in cui indichi il recapito del cliente.

Cosa deve contenere una fattura?

Il riferimento base è l’art. 21 del DPR 633/1972, dove trovi gli elementi obbligatori della fattura, come dati delle parti, numero e data, descrizione, imponibile e imposta o natura dell’operazione e così via.

L’Agenzia delle Entrate, nelle FAQ sulla compilazione della fattura elettronica, richiama proprio l’obbligo di indicare correttamente natura, qualità, quantità dei beni o la natura e qualità dei servizi.

In pratica, i dati che devi avere sempre corretti sono:

• tuoi dati e quelli del cliente (codice fiscale o partita IVA);
• numero e data;
• descrizione chiara della prestazione;
• imponibile e IVA, oppure il motivo per cui l’IVA non si applica (campo “Natura” in fattura elettronica);
• eventuale ritenuta (se dovuta) e contributi previdenziali (se previsti dal tuo caso).

Quando va emessa la fattura?

Per le fatture “immediate”, la norma prevede che la fattura sia emessa entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione (art. 21, comma 4 del Testo Unico IVA).

Esiste poi il caso della fattura differita, che può essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, come indicato dall’Agenzia delle Entrate nelle FAQ sull’emissione.

Come fare la fattura?

Di seguito trovi l’elenco dei passaggi per fare una fattura elettronica:

1. decidi la data dell’operazione e il periodo a cui si riferisce la prestazione, è ciò che ti aiuta anche con i termini dei 12 giorni;
2. inserisci i dati del cliente (codice fiscale o Partita IVA) e il canale di recapito (codice destinatario o PEC, se forniti dal cliente);
3. scrivi una descrizione pulita: cosa hai fatto, per chi, in che periodo. È la parte che riduce contestazioni e rende “riconciliabile” l’incasso;
4. imposta IVA o Natura operazione: IVA se applicabile, altrimenti la “Natura” corretta;
5. se previsti, inserisci il bollo, la ritenuta d’acconto, i contributi previdenziali e altro ancora nella compilazione della fattura;
6. invia allo SdI con il portale dell’Agenzia delle Entrate o tramite PEC o canale accreditato, poi controlla l’esito (scarto o accettazione).

Fattura a un privato senza Partita IVA: cosa inserire?

Se il cliente è un privato senza Partita IVA, nelle FAQ dell’Agenzia delle Entrate è previsto l’uso del codice convenzionale “0000000” nel campo codice destinatario quando non c’è un canale telematico comunicato o quando non viene fornito.

Il cliente la troverà nel proprio cassetto fiscale; tu puoi comunque consegnargli una copia “di cortesia” in PDF se la chiede.

Conti e ordine: perché ti semplifica la fatturazione più di quanto pensi?

Conciliare una fattura corretta con l’incasso effettivo sul conto corrente è la base per una giusta gestione. Se incassi e spese dell’attività stanno su un conto business dedicato, diventa più facile:

• verificare se una fattura è stata pagata;
• recuperare prove di pagamento;
• mandare estratti e movimenti al commercialista senza confusione.

Se vuoi approfondire, leggi la nostra guida sui conti per liberi professionisti e freelance per scegliere quello più adatto al tuo modo di lavorare.

Un esempio è Finom, ovvero un conto business pensato per chi lavora in proprio e vuole gestire incassi e pagamenti in modo più ordinato.

Commercialista online: quando conviene davvero?

Se ti trovi spesso con dubbi su diciture, estero, ritenute, natura IVA, bollo, o se vuoi impostare un modello “definitivo” per tutte le fatture, un supporto professionale ti potrebbe far risparmiare tempo.

Ora ti mostriamo alcuni commercialisti online che possono aiutarti ad aprire la partita IVA e a pagare regolarmente tasse e contributi ogni anno.

Flextax

Flextax è una soluzione apprezzata da chi vuole una gestione strutturata e un’impostazione chiara, con un approccio che punta a darti un flusso di lavoro ordinato. Può essere adatto se preferisci sentirti “accompagnato” nei passaggi e vuoi un punto di riferimento che ti aiuti a mantenere la rotta sulle scadenze.

FidoCommercialista

FidoCommercialista è spesso scelto da chi vuole un supporto pratico e diretto nella gestione, soprattutto quando i dubbi arrivano durante l’operatività quotidiana. È adatto se ti serve un riferimento per chiarire punti specifici, gestire documenti e adempimenti, e non vuoi perderti tra interpretazioni e tentativi.