Spese deducibili e detraibili per freelance: differenza e regole base
Quando si parla di “scaricare le spese” si fa spesso confusione tra due cose diverse: deduzioni e detrazioni. La differenza non è solo teorica perché cambia dove si applica lo sconto e quindi quanto vale davvero.
In questa guida priviamo a fare ordine con regole base e riferimenti ufficiali, includendo cosa cambia se sei in regime ordinario o forfettario.
Vuoi capire subito cosa puoi usare nel tuo caso senza errori in dichiarazione? Se hai dubbi su inquadramento, forfettario/ordinario, contributi INPS e gestione delle spese, un commercialista online ti evita tentativi.
Trasparenza: alcuni link in questa pagina sono affiliati; potremmo ricevere una commissione, senza costi per te.
Deduzione e detrazione: differenze
Una deduzione riduce il reddito imponibile, cioè la base su cui poi si calcola l’imposta. Il TUIR elenca gli “oneri deducibili” nell’art. 10.
La logica è coerente con quanto spiega anche l’Agenzia delle Entrate sul calcolo IRPEF: l’imposta lorda si calcola sul reddito complessivo al netto degli oneri deducibili. Una detrazione riduce l’imposta lorda (cioè “scala” direttamente dalle tasse). Un esempio classico sono le spese sanitarie, che sono detraibili al 19%.
Regime forfettario e regime ordinario: cosa si può dedurre?
Prima chiediti: questa spesa riguarda la tua attività o riguarda la tua persona o la tua famiglia?
Nel regime ordinario, molte spese “di attività” si trattano come costi dell’attività (non come detrazioni personali). Le spese “personali” entrano invece nel mondo delle detrazioni o deduzioni del TUIR (quadro oneri).
Nel regime forfettario, la storia cambia perché i costi dell’attività non si deducono analiticamente, perché il reddito si determina applicando un coefficiente ai compensi/ricavi, come previsto dalla legge istitutiva del regime forfettario.
L’eccezione importante è quella dei contributi previdenziali obbligatori, che la norma consente di dedurre dal reddito determinato forfettariamente.
Quando serve pagare in modo tracciabile?
Per molte detrazioni IRPEF del 19% vale l’obbligo di pagamento tracciabile introdotto dalla Legge di Bilancio 2020 (L. 160/2019). Il tema non è solo fiscale perché se non puoi dimostrare il pagamento, la detrazione può saltare.
Cosa rientra e cosa cambia tra ordinario e forfettario? La seguente tabella non è un elenco infinito, ma copre i casi che ti potrebbero davvero interessare.
| Tipo di spesa | Regime ordinario | Regime forfettario | Cosa conservare | Nota importante |
|---|---|---|---|---|
| Contributi previdenziali obbligatori (INPS/casse) | Deducibili come oneri (TUIR art. 10) | Deducibili dal reddito forfettario (eccezione prevista dalla legge) | Ricevute di pagamento, F24, quietanze | È la voce più rilevante per molti forfettari |
| Spese “di attività” (software, strumenti, pubblicità, coworking, ecc.) | In genere rilevano come costi dell’attività secondo le regole del reddito di lavoro autonomo/impresa (non come detrazioni personali) | Non deducibili analiticamente (reddito forfettario a coefficiente) | Fatture/ricevute intestate correttamente | Nel forfettario puoi usarle per gestione, ma non “abbassano” il reddito |
| Spese sanitarie | Detrazione IRPEF 19% con franchigia | In generale non abbattono l’imposta sostitutiva; possono essere utili se hai anche redditi IRPEF | Scontrini parlanti/fatture e prova pagamento | Per molte spese 19% serve tracciabilità (L. 160/2019) |
| Oneri detraibili/deducibili “personali” (mutuo, istruzione, ecc.) | Detrazioni/deduzioni secondo regole specifiche | Non abbattono l’imposta sostitutiva; possono valere se hai IRPEF su altri redditi | Documento fiscale + pagamento tracciabile quando richiesto | La tracciabilità è spesso decisiva |
Come gestire le spese professionali?
Se vuoi evitare caos, serve un metodo che regga anche quando aumentano movimenti e clienti. La cosa più efficace è separare la parte “lavoro” da quella personale, così recuperi documenti e pagamenti in pochi minuti, soprattutto quando devi mandare materiale al commercialista.
Se vuoi approfondire, leggi la nostra guida sui conti per liberi professionisti e freelance per scegliere quello più adatto al tuo modo di lavorare.
Quando conviene chiedere una verifica?
Se sei in regime forfettario, l’errore tipico è credere che “tutto sia scaricabile” come in ordinario. Se sei in ordinario, l’errore tipico è mettere tra detrazioni personali spese che in realtà andrebbero gestite come costi dell’attività, oppure il contrario.
Se hai dubbi consulta un commercialista per saperne di più.
Dipende dalla tua situazione. La deduzione abbassa il reddito imponibile (TUIR art. 10). la detrazione abbassa l’imposta lorda (per esempio le spese sanitarie al 19%) . “Conviene di più” non è una regola unica: conta l’imposta che paghi e su quale base.
In generale no, perché il reddito si determina in modo forfettario applicando un coefficiente ai compensi o ricavi. L’eccezione più importante riguarda i contributi previdenziali obbligatori, che la norma consente di dedurre.
Per molte detrazioni vale l’obbligo di tracciabilità introdotto dalla L. 160/2019. Se vuoi stare tranquillo, il pagamento tracciabile e la prova conservata sono la scelta più semplice.
