Rimborso spese dipendenti: regole, tracciabilità e nota spese
Quando un dipendente anticipa il costo di un hotel, un pasto, un taxi o un’altra spesa sostenuta per lavoro, l’azienda può restituirgli la somma attraverso un rimborso spese.
Il meccanismo sembra semplice, ma il trattamento fiscale cambia in base al luogo della trasferta, al sistema di rimborso utilizzato, alla documentazione disponibile e, per alcune spese sostenute in Italia, anche al metodo di pagamento.
Lo scontrino o la fattura, infatti, potrebbero non essere sufficienti perché in determinati casi bisogna poter dimostrare anche che il pagamento è avvenuto con uno strumento tracciabile.
Trasparenza sui link affiliati: alcuni link presenti in questa pagina sono affiliati. Se richiedi un prodotto tramite questi link, Easyfinanza.it può ricevere una commissione, senza costi aggiuntivi per te.
Se vuoi evitare che i dipendenti anticipino denaro personale, puoi utilizzare una piattaforma come Soldo. Permette di assegnare carte aziendali fisiche o virtuali, impostare limiti e raccogliere ricevute e informazioni sulle transazioni.
Che cos’è il rimborso spese per un dipendente
Il rimborso spese è la restituzione di un costo sostenuto dal dipendente nell’interesse dell’azienda.
Alcuni esempi ricorrenti sono:
- pernottamenti durante una trasferta;
- pasti consumati fuori sede;
- biglietti ferroviari o aerei;
- taxi e servizi NCC;
- pedaggi e parcheggi;
- utilizzo dell’automobile personale;
- acquisti effettuati per conto dell’impresa;
- altre spese autorizzate dal datore di lavoro.
Il rimborso non rappresenta automaticamente una retribuzione aggiuntiva. Se vengono rispettate le condizioni previste dalla normativa, alcune somme non concorrono alla formazione del reddito del dipendente.
In caso contrario, il rimborso può diventare imponibile e quindi essere assoggettato a imposte e contributi.
Trasferta e normale spostamento: perché il Comune è importante
Le regole distinguono innanzitutto tra:
- trasferte effettuate fuori dal territorio comunale della sede di lavoro;
- spostamenti effettuati all’interno dello stesso Comune.
Questa distinzione non dipende dalla distanza percorsa. Uno spostamento di pochi chilometri verso un Comune diverso può essere trattato diversamente rispetto a un tragitto più lungo che rimane all’interno del Comune della sede di lavoro.
Per questo motivo, la nota spese dovrebbe indicare sempre:
- luogo di partenza;
- destinazione;
- data dello spostamento;
- motivo della trasferta;
- eventuale durata e pernottamento.
La sede di lavoro da considerare deve essere individuata correttamente sulla base del contratto e dell’organizzazione aziendale. In presenza di lavoratori senza una sede fissa o con mansioni itineranti possono applicarsi regole differenti.
Rimborso analitico, forfettario e misto
Per le trasferte fuori dal Comune della sede di lavoro esistono tre sistemi principali.
Rimborso analitico
Nel rimborso analitico, chiamato anche rimborso a piè di lista, l’azienda restituisce al dipendente le spese effettivamente sostenute e documentate.
Il lavoratore presenta fatture, ricevute, biglietti e altri giustificativi. L’azienda verifica le spese e rimborsa gli importi ammessi dalla propria policy.
Questo sistema offre una ricostruzione precisa dei costi, ma richiede più lavoro amministrativo.
Rimborso forfettario
Con il rimborso forfettario, l’azienda riconosce al dipendente un’indennità giornaliera prestabilita.
Il dipendente non deve documentare come ha utilizzato l’intera diaria, ma devono comunque essere dimostrabili la trasferta e la sua durata.
La parte dell’indennità che supera i limiti previsti concorre alla formazione del reddito del lavoratore.
Rimborso misto
Il rimborso misto combina una diaria con il rimborso analitico di alcune spese, normalmente il vitto, l’alloggio o entrambi.
Quando l’azienda rimborsa separatamente una o più di queste voci, la quota giornaliera esente della diaria viene ridotta.
| Sistema | Trasferta in Italia | Trasferta all’estero |
|---|---|---|
| Forfettario | Diaria esente fino a 46,48€ al giorno | Diaria esente fino a 77,47€ al giorno |
| Misto con rimborso di vitto oppure alloggio | Diaria esente fino a 30,99€ | Diaria esente fino a 51,65€ |
| Misto con rimborso di vitto e alloggio | Diaria esente fino a 15,49€ | Diaria esente fino a 25,82€ |
| Analitico | Rimborso delle spese documentate secondo le condizioni applicabili | Rimborso delle spese documentate secondo le condizioni applicabili |
| Altre piccole spese nel sistema analitico | Fino a 15,49€ al giorno | Fino a 25,82€ al giorno |
Non è opportuno passare liberamente da un sistema all’altro sulla stessa trasferta soltanto in base alle ricevute consegnate dal dipendente. L’azienda dovrebbe stabilire in anticipo quale modalità utilizzare e applicarla in modo coerente.
Rimborso delle trasferte all’interno del Comune
Per gli spostamenti all’interno del Comune della sede di lavoro, le indennità e i rimborsi concorrono generalmente alla formazione del reddito del dipendente.
La principale eccezione riguarda le spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.
La circolare 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che possono rientrare nell’esclusione anche:
- il rimborso chilometrico per l’utilizzo del veicolo personale;
- i pedaggi;
- i parcheggi;
- altre spese di viaggio e trasporto correttamente collegate allo spostamento lavorativo.
Per il rimborso chilometrico devono risultare almeno il percorso, la motivazione, il veicolo utilizzato e il criterio con cui è stato calcolato l’importo. I costi chilometrici pubblicati dall’ACI rappresentano il riferimento normalmente utilizzato.
Il rimborso di pasti o altre spese sostenute all’interno del Comune non beneficia automaticamente dello stesso trattamento riservato alle spese di viaggio e trasporto.
Quali spese devono essere pagate con strumenti tracciabili
Per alcune spese sostenute in Italia, la tracciabilità del pagamento è diventata una condizione importante sia per il trattamento del rimborso in capo al dipendente sia per la deducibilità del costo da parte dell’impresa.
La regola riguarda principalmente:
- vitto;
- alloggio;
- taxi;
- noleggio con conducente;
- altri autoservizi pubblici non di linea.
Il pagamento può essere effettuato, per esempio, con:
- carta di debito;
- carta di credito;
- carta prepagata;
- bonifico bancario o postale;
- applicazione di pagamento collegata a uno strumento identificabile;
- carta aziendale intestata o assegnata al dipendente.
| Tipo di spesa | Pagamento tracciabile richiesto dalla disciplina specifica? | Cosa conservare |
| Ristorante e hotel in Italia | Sì | Giustificativo e prova del pagamento |
| Taxi e NCC in Italia | Sì | Ricevuta e prova del pagamento |
| Treno, autobus, metropolitana e altri trasporti pubblici di linea | Non rientrano nello specifico obbligo previsto per taxi e NCC | Biglietto o documento di viaggio |
| Rimborso chilometrico | Non è un acquisto soggetto allo stesso obbligo | Percorso, motivazione, veicolo e criterio di calcolo |
| Pedaggi e parcheggi | Non rientrano nello specifico obbligo, secondo i chiarimenti dell’Agenzia | Ricevuta e collegamento con la trasferta |
| Spese sostenute all’estero | Non si applica lo specifico vincolo territoriale previsto per le spese sostenute in Italia | Documentazione ordinaria della spesa |
Didascalia: sintesi basata sull’articolo 51 del TUIR, sul decreto-legge 84/2025 e sulla circolare 15/E dell’Agenzia delle Entrate. Tabella aggiornata al 19 agosto 2026.
Pagare con una carta non rende automaticamente qualsiasi spesa deducibile o rimborsabile senza imposte. Devono comunque essere rispettati l’inerenza, la documentazione, le regole sul reddito di lavoro dipendente e le procedure aziendali.
Cosa succede se il dipendente paga in contanti
L’azienda può materialmente restituire anche una spesa pagata in contanti. Il problema riguarda il suo trattamento fiscale.
Se un dipendente paga in contanti un hotel, un ristorante, un taxi o un NCC in Italia, il rimborso potrebbe concorrere alla formazione del suo reddito. Anche la deducibilità del costo per l’impresa potrebbe essere compromessa.
Il trattamento deve essere verificato dall’amministrazione o dal consulente che gestisce buste paga e contabilità.
Per evitare il problema, la policy aziendale dovrebbe indicare chiaramente quali spese devono essere effettuate esclusivamente con strumenti tracciabili.
Giustificativo e prova di pagamento non sono la stessa cosa
Uno degli errori più comuni consiste nel considerare sufficiente lo scontrino.
In realtà bisogna distinguere tra:
- giustificativo della spesa, come fattura, ricevuta, documento commerciale o biglietto;
- prova del pagamento, come ricevuta del POS, movimento della carta, conferma del bonifico o estratto conto.
Il primo documento dimostra che la spesa è stata effettuata. Il secondo permette di verificare come è stata pagata.
Quando il dipendente utilizza una carta personale e deve mostrare un estratto conto, può oscurare i movimenti estranei alla trasferta, lasciando visibili soltanto le informazioni necessarie a identificare il pagamento.
L’utilizzo di una carta aziendale riduce questo problema perché la transazione è già presente nei sistemi dell’impresa. Rimane comunque necessario raccogliere il documento commerciale e indicare la finalità della spesa.
Cosa deve contenere una nota spese
Non esiste un unico modello valido per qualsiasi azienda, ma una nota spese ordinata dovrebbe contenere almeno:
- nome del dipendente;
- periodo della trasferta;
- destinazione;
- motivo dello spostamento;
- data di ogni spesa;
- categoria del costo;
- importo e valuta;
- metodo di pagamento;
- eventuale carta aziendale utilizzata;
- ricevuta, fattura o altro giustificativo;
- approvazione del responsabile.
Se la trasferta avviene all’estero è utile conservare anche l’importo originario in valuta e il valore effettivamente addebitato sulla carta.
La nota spese non dovrebbe essere compilata soltanto alla fine del mese basandosi sulla memoria. È più sicuro caricare ricevute e informazioni subito dopo ogni acquisto.
Carta personale o carta aziendale?
Quando il dipendente utilizza una carta personale, anticipa il proprio denaro e deve successivamente chiederne il rimborso.
Questo comporta diversi passaggi:
- il dipendente effettua la spesa;
- conserva il giustificativo;
- dimostra il pagamento;
- compila la nota spese;
- attende l’approvazione;
- riceve il rimborso.
Con una carta aziendale, invece, il pagamento viene effettuato direttamente con fondi messi a disposizione dall’impresa. Non si tratta quindi, in senso stretto, di restituire al dipendente denaro che ha anticipato.
L’azienda può assegnare una carta diversa a ogni dipendente, reparto o progetto e impostare:
- limiti giornalieri o mensili;
- categorie merceologiche consentite;
- paesi nei quali utilizzare la carta;
- prelievi abilitati o bloccati;
- budget per singolo progetto;
- procedure di approvazione.
Puoi approfondire il funzionamento di questi strumenti nella guida dedicata alle carte per team e centri di costo.
Un’altra soluzione per assegnare carte al team
Wallester Business permette di creare carte Visa fisiche o virtuali e assegnarle a dipendenti, collaboratori o progetti.
Dalla piattaforma è possibile impostare limiti, monitorare le transazioni, richiedere il caricamento delle ricevute e organizzare i dati per la contabilità.
Anche in questo caso la piattaforma semplifica il controllo, ma non sostituisce la verifica fiscale e contabile delle singole spese.
Come organizzare correttamente il processo
Una procedura ordinata può essere strutturata in questo modo:
- Definire una policy: stabilire quali spese sono ammesse, i limiti e i documenti richiesti.
- Autorizzare la trasferta: registrare destinazione, durata e motivazione.
- Assegnare lo strumento di pagamento: utilizzare, quando possibile, una carta aziendale nominativa.
- Raccogliere subito i documenti: fotografare ricevute e fatture senza aspettare la fine del mese.
- Collegare spesa e transazione: associare il documento al relativo pagamento.
- Approvare la nota spese: prevedere un controllo da parte del responsabile.
- Riconciliare i movimenti: esportare i dati verso la contabilità.
- Gestire il trattamento fiscale: comunicare correttamente le somme a chi elabora le buste paga.
Per comprendere meglio la differenza tra il pagamento di una spesa e il suo trattamento fiscale puoi leggere anche la guida sulle spese deducibili e detraibili per freelance e imprese.
Gli errori più comuni
Tra gli errori che possono complicare la gestione dei rimborsi troviamo:
- pagare in contanti hotel, ristoranti, taxi e NCC in Italia;
- conservare lo scontrino ma non la prova del pagamento;
- non indicare il motivo della trasferta;
- confondere una trasferta fuori Comune con uno spostamento nello stesso Comune;
- applicare contemporaneamente sistemi di rimborso incompatibili;
- rimborsare importi superiori alla spesa sostenuta senza verificarne il trattamento;
- utilizzare una carta aziendale condividendo le credenziali tra più dipendenti;
- considerare automaticamente deducibile qualsiasi operazione effettuata con una carta business;
- aspettare settimane prima di raccogliere ricevute e documenti.
Una carta e un’app possono ridurre il lavoro manuale, ma la base rimane una policy aziendale chiara e applicata in modo coerente.
Rimborso spese dipendenti: considerazioni finali
Il rimborso spese non consiste soltanto nel restituire al dipendente ciò che ha anticipato.
L’azienda deve verificare:
- dove è avvenuta la trasferta;
- quale sistema di rimborso è stato scelto;
- se la spesa è documentata;
- se il pagamento doveva essere tracciabile;
- se l’importo può essere escluso dal reddito del dipendente;
- se il costo è deducibile per l’impresa.
Le carte aziendali possono semplificare la tracciabilità, evitare anticipi personali e rendere più veloce la riconciliazione. Non eliminano però la necessità di conservare i documenti e controllare la natura delle spese.
Sì, l’azienda può restituire materialmente la somma. Per alcune spese sostenute in Italia, come vitto, alloggio, taxi e NCC, l’assenza di un pagamento tracciabile può però rendere il rimborso imponibile per il dipendente e compromettere la deducibilità del costo.
La carta aziendale dimostra il pagamento e permette di identificare chi ha effettuato la transazione. Rimane comunque necessario documentare la spesa, indicarne la finalità e associarla alla trasferta, al dipendente o al progetto corretto.
Secondo i chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate, il rimborso chilometrico può non concorrere alla formazione del reddito anche per gli spostamenti lavorativi all’interno del Comune, purché sia adeguatamente documentato e calcolato secondo criteri attendibili, normalmente basati sui costi chilometrici ACI.
