Prove di pagamento con clienti esteri: cosa conservare e come organizzare i documenti

Quando incassi dall’estero, la cosa che ti serve davvero è poter ricostruire ogni pagamento senza perdere tempo. In pratica, devi riuscire a collegare subito chi ha pagato, quanto è entrato, quando è arrivato e a quale fattura si riferisce. Se l’incasso è in valuta diversa dall’euro, aggiungi anche il cambio o il riepilogo della conversione e la ricostruzione è completa.

In questa guida trovi un metodo semplice per archiviare tutto in modo coerente, così da ritrovare i documenti in pochi minuti anche a distanza di mesi.

Se incassi dall’estero e vuoi tenere tutto pulito, come pagamenti, cambi e documenti, un commercialista ti imposta un metodo coerente con fatture, adempimenti e scadenze.

Trasparenza: alcuni link in questa pagina sono affiliati; potremmo ricevere una commissione, senza costi per te.

Che cosa devi conservare?

Per ogni incasso estero ti basta creare un “pacchetto” composto da:

• fattura o documento emesso;
• prova del pagamento;
• riscontro in estratto conto;
• eventuale cambio applicato, quando l’incasso non è in euro.

L’importante è che i documenti siano collegabili tra loro con un riferimento chiaro, di solito il numero fattura in causale o un riferimento univoco.

Per quanto tempo devi conservare tutto?

La base è scritta nel Codice Civile: le scritture contabili vanno conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e per lo stesso periodo vanno conservate fatture e corrispondenza commerciale.

Se conservi in digitale, la norma ammette la conservazione su supporti di immagini purché le registrazioni corrispondano ai documenti e siano leggibili.

Se vuoi un riferimento pubblico su come gestire e conservare documenti informatici in modo ordinato, le Linee guida AgID sono il testo più utile.

Bonifici esteri e ricevute: quali dati devono comparire?

Quando si parla di bonifico, è importante che inserisci questi dettagli: nome del beneficiario, IBAN, causale e importo.

Se la ricevuta che ti manda il cliente è povera di dati, l’estratto conto spesso compensa. Se l’estratto conto è poco leggibile, puoi fare uno screenshot del movimento o esportare il dettaglio dalla banca. L’importante è che restino data, importo, ordinante e riferimento alla fattura.

Conservazione delle fatture elettroniche

Se emetti fatture elettroniche (e ormai quasi tutte le fatture devono essere elettroniche e non cartacee), la conservazione non è un dettaglio. L’Agenzia delle Entrate spiega come si conservano le fatture elettroniche e ricorda che mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione a norma per le fatture emesse e ricevute.

Questo ti semplifica il tutto perché non devi impazzire con file XML sparsi, soprattutto quando devi recuperarli velocemente.

Incassi in valuta estera: come gestire il cambio senza fare confusione

Se incassi in dollari, sterline o altre valute, hai bisogno di un riferimento al cambio per spiegare come arrivi all’importo in euro, anche solo a livello di ordine e riconciliazione.

I tassi di cambio di riferimento della BCE sono pubblicati sul sito della Bance centrale europea ogni giorno lavorativo e sono dichiarati informativi, non pensati per essere usati come tasso di transazione.

Banca d’Italia pubblica gli stessi cambi di riferimento e ribadisce la natura puramente informativa, scoraggiandone l’uso a scopi transattivi.

Un metodo pratico potrebbe essere quello di annotare per ogni incasso in valuta estera la data di incasso, la valuta e il cambio di riferimento che usi come metro. Se il provider applica un cambio diverso, conserva anche il riepilogo del provider, così hai entrambe le cose e non devi spiegare nulla a voce.

Cosa salvare per ogni incasso estero?

Ecco una tabella che ti può essere utile se incassi da clienti esteri.

Cosa salvi	Perché ti serve	Dove lo prendi	Tempo di conservazione
Fattura emessa	Collega il pagamento alla prestazione	Gestionale o sistema FE	10 anni
Prova di pagamento	Dimostra che il cliente ha pagato	Banca o provider	10 anni
Movimento in estratto conto	È il riscontro più “forte” dell’accredito	Banca	10 anni
Cambio di riferimento, se valuta estera	Spiega la conversione e facilita la riconciliazione	BCE o Banca d’Italia	10 anni, insieme al pacchetto
Conservazione FE a norma	Ti garantisce archiviazione corretta degli XML	Servizio AdE o conservatore	Coerente con la conservazione obbligatoria

Se ricevi pagamenti in più valute, un conto multivaluta ti può aiutare soprattutto su un punto pratico, ovvero per separare gli incassi per valuta e rendere più semplice la riconciliazione tra importo ricevuto, conversione e documenti salvati. Quando la parte “cambio” è chiara, anche le prove di pagamento lo diventano.

Se lavori con clienti fuori dall’Italia o ti capita spesso di incassare in valute diverse, una soluzione multi-valuta può farti risparmiare tempo e commissioni, come per esempio Wise Business.

Ti serve un commercialista online?

Di seguito ti mostriamo quelli che per noi sono alcuni dei migliori commercialisti online, che possono aiutarti non solo ad aprire la partita IVA, ma anche in altri passaggi.

FidoCommercialista.it

Se vuoi impostare un metodo che tenga insieme fatture, incassi e documenti senza doverli rincorrere, un supporto è utile per definire regole semplici e replicabili. FidoCommercialista ti aiuta anche a capire quali prove tenere quando l’incasso arriva con causali poco chiare o con conversioni di valuta.

Flextax

Quando inizi ad avere volumi e scadenze, la differenza la fa la costanza. Un servizio strutturato come Flextax ti aiuta a mantenere ordinati documenti e riconciliazioni durante l’anno, così non ti ritrovi a ricostruire pagamenti e allegati tutti insieme a fine stagione.